Kallelse till årsmöte i Sveriges Shetlandssällskap

Den 25 oktober 2020 kl. 10.00 via eSessions och Zoom.

På grund av regeringens förbud mot sammankomster med fler än 50 deltagare samt Folkhälsomyndighetens rekommendationer om social distansering som gäller vid tidpunkten för kallelsen, planeras mötet hållas digitalt via mötesplattformarna eSessions och Zoom. Dagordning finns på sidan 3 i dokumentet. 

Allmän information  

Vi i interimsstyrelsen är medvetna om att ett digitalt möte innebär tekniska svårigheter för några av våra medlemmar. Kanske har du varken dator, surfplatta eller mobiltelefon med internet? Eller kanske har du en enhet det skulle gå att följa mötet från, men tycker att det är svårt med tekniken? Vi vill gärna hjälpa Dig, så att även Du kan delta i mötet! Kontaktpersoner meddelas senare, i medlemstidningen Shetlandsponnyn nr 3 samt på hemsidan. 

Anmälan

Du anmäler dig till årsmötet här: https://forms.gle/HVaWtrgZ2VFhBHzc7

Regionala möten 

Regionalföreningarna uppmuntras att hitta mötesplatser med bra internetuppkoppling, där ett begränsat antal personer kan träffas och följa mötet tillsammans via storskärm. Där kommer det också vara möjligt att få teknisk hjälp med omröstning. Kontakta din regionalförening för att delta. Dessa möten genomförs förutsatt att inga nya, striktare restriktioner utfärdas av myndigheterna.  

Rösträtt  

För att ha rösträtt på årsmötet ska du vara medlem i föreningen och ha betalt medlemsavgiften senast en månad före årsmötet, dvs senast den 25 september. Av tekniska skäl kommer endast medlemmar med rösträtt kunna delta på det digitala årsmötet. 

Fullmakt 

Det går lika bra rösta via fullmakt vid det här mötet som vid ett fysiskt möte. Kom ihåg att nära nog samtliga medlemmar kan följa det här mötet och rösta personligen, eftersom man inte behöver förflytta sig inom landet för att delta. Här hittar du en mall för fullmakt.

Valberedningens förslag  

Valberedningens förslag kommer att presenteras på hemsidan senast 2 veckor innan mötet

Vill du nominera någon annan, som inte står på valberedningens förslag?  

Då behöver du logga in, nominera och motivera ditt förslag i mötesplattformen innan mötet. Det går att nominera personer tills omröstningen ska påbörjas. Det är viktigt att personen du nominerar till styrelseposten är tillfrågad och vet vad som förväntas när man sitter i styrelsen. Din regionalförening kan hjälpa dig även med detta.  

Stadgeändring

Stadgeändring beslutad vid extra medlemsmöte 2019-11-09 som ska bekräftas på årsmötet 2020.

Dagens skrivning i SSS stadgar § 1:
§ 1  Namn och organisation
Föreningens namn är Sveriges Shetlandssällskap, SSS.
SSS är en rikstäckande ideell allmännyttig förening med säte i Skara och består av följande regionalföreningar:

Shetland Nord                                                    Shetland Öst
Shetland Sydost                                                 Shetland Syd
Shetland Sydväst                                               Shetland Väst

För att det inte ska behövas en stadgeändring med extra medlemsmöte och ett ordinarie årsmöte för att en regionalförening inom SSS ska beredas tillträde till föreningen ändras § 1 till följande:
§ 1  Namn och organisation
Föreningens namn är Sveriges Shetlandssällskap, SSS.
SSS är en rikstäckande ideell allmännyttig förening med säte i Skara och består förutom huvudföreningen av regionalföreningar.

Motioner  

Motioner ska ha kommit in till styrelsen på info@shetlandsponny.se eller via post till styrelsens postmottagare Angelica Lauth, Lundstorp 509, 65594 Karlstad, senast 60 dagar innan årsmötet.  

På hemsidan finns en mall för hur du kan skriva din motion under fliken Förening

Att göra innan mötet: 

  1. Anmälan till mötet sker via ett Google-formulär. Länk till formuläret finns här: https://forms.gle/HVaWtrgZ2VFhBHzc7.  Du ska bland annat ange e-postadress och det är viktigt att den blir korrekt, så skriv noggrant!  
    Anmäl dig senast den 15 oktober 2020 kl. 24:00! 
    Du som saknar tillgång till dator/surfplatta/mobil med internet, kontakta din regionalförening så får du den hjälp du behöver. Kontaktuppgifter kommer i Shetlandsponnyn nr 3 samt på hemsidan 
    Det är viktigt att du anmäler dig i tid, enligt ovan!Efter anmälningstidens utgång lämnas en förteckning över till eSessions, som administrerar inloggningsuppgifterna. Det är därför inte möjligt att anmäla sig senare.  
    Nederst i anmälningsformuläret kan du välja att få en kopia av dina svar till din e-postadress. Använd gärna den funktionen för att få en bekräftelse på din anmälan. Kommer kopian inte fram? Det kan bero på att du skrivit in din mejladress felaktigt. Kontakta oss på sss.arsmote@gmail.com i så fall. 
  2. Har du fått en fullmakt att använda? Anmäl det tillsammans med din e-postadress i formuläret, se ovan. Eftersom fullmakt ska vara skriftligt utfärdad måste den även fotograferas eller skannas och mejlas till sss.arsmote@gmail.com. Fullmakternas giltighet kan komma att kontrolleras i förväg. 
  3. Några dagar före mötet kommer du få ett mejl från eSessions med information och inloggningsuppgifter till mötesplattformen. Hittar du inte ditt mejl, börja med att kolla din skräppostmapp! Finns det inte där heller, mejla till sss.arsmote@gmail.com.

Att göra vid tidpunkten för mötet: 

  1. Logga in i både Zoom och eSessions med uppgifterna som skickats till dig i mejlet och följ mötet. Gå gärna in 30 minuter innan mötet börjar så att du ser i tid att allt fungerar.

Kort om digitalt möte via eSessions 

Mötet hålls som en videokonferens via Zoom, som du bör installera på den enhet du kommer använda. Själva omröstningen hålls i ett separat system. Du når dem via två olika länkar, där du loggar in på båda ställena.  
eSessions rekommenderar att man har en enhet för videomötet, t.ex en dator eller surfplatta och en annan enhet, t.ex mobiltelefon eller surfplatta, för omröstningen. Det fungerar även att göra allt på samma enhet, om man förstår sig på tekniken. 

Det är trevligt om du har en webbkamera så att övriga deltagare kan se dig, men inget krav. Högtalare är nödvändigt för att höra vad som sägs på mötet och mikrofon behövs om du vill säga något. Vi rekommenderar starkt att alla deltagarna testar att logga in på båda systemen direkt när inloggningsmejlet från eSessions kommer, för att kolla att det fungerar. Logga även gärna in i god tid före årsmötet, för att hinna få hjälp om det krånglar.  

Dagordning för årsmöte 

1. Mötets öppnande 
2. Val av mötesordförande 
3. Anmälan av styrelsens val av mötessekreterare 
4. Val av två justeringspersoner, tillika rösträknare 
5. Fastställande av röstlängd 
6. Godkännande av mötets behöriga utlysande 
7. Fastställande av dagordning 
8. Föredragning av styrelsens verksamhetsberättelse 
9. Föredragning av styrelsens räkenskaper 
10. Föredragning av revisionsberättelsen 
11. Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen 
12. Fastställande av eventuella ersättningar 
13. Val av styrelseordförande på ett år 
14. Fastställande av antalet ledamöter och suppleanter 
15. Val av ordinarie ledamöter 
16. Val av suppleanter 
17. Val av två revisorer jämte personliga suppleanter 
18. Fastställande av antal ledamöter i valberedningen 
19. Val av valberedning jämte suppleant 
20. Fastställande av medlemsavgiften för nästkommande räkenskapsår 
21. Frågor som av styrelsen hänskjutits till årsmötet 
– Stadgeändring beslutad vid extra medlemsmöte 2019-11-09 som ska bekräftas på årsmötet 2020
22. Motioner som stadgeenligt väckts av styrelsen, enskild medlem och/eller regionalförening 
23. Mötets avslutande 
24. Information från styrelsen och utdelning av utmärkelser