Kallelse till årsmöte i Sveriges Shetlandssällskap

Den 25 april 2021 kl. 10.00.

Mötet hålls digitalt via mötesplattformarna eSessions och Zoom.

Styrelsen har vid tidpunkten för kallelsen gjort bedömningen att det är osannolikt att det kommer vara möjligt att genomföra ett fysiskt möte för alla intresserade medlemmar, med tanke på den pandemi som råder.

Dagordning finns i slutet av dokumentet.

Allmän information  

Vi i styrelsen är medvetna om att ett digitalt möte kan medföra tekniska svårigheter för några av våra medlemmar. Kanske har du varken dator, surfplatta eller mobiltelefon med internet? Eller kanske har du en enhet det skulle gå att följa mötet från, men tycker att det är svårt med tekniken? Vi vill gärna hjälpa Dig, så att även Du kan delta i mötet! Du kan antingen delta vid regionalt möte enligt nedan, eller få personlig hjälp. Din regionalförening hjälper dig att hitta en lösning. Kom ihåg att du ändå måste anmäla dig till mötet i förhand, även om du deltar vid ett regionalt möte.

Regionala möten

Regionalföreningarna uppmuntras att hitta mötesplatser med bra internetuppkoppling, där ett begränsat antal personer kan träffas och följa mötet tillsammans via storskärm. Där kommer det också vara möjligt att få teknisk hjälp med omröstning. Kontakta din regionalförening för att delta. Detaljer om platser och tidpunkter går att hitta på regionalföreningarnas egna sidor i tidningen samt hemsidor och Facebook.

Myndigheternas och regeringens beslut styr om och hur de regionala mötena kommer kunna genomföras.

Rösträtt  

För att ha rösträtt på årsmötet ska du vara medlem i föreningen och ha betalt medlemsavgiften senast en månad före årsmötet, d.v.s. senast den 25 mars. Av tekniska skäl kommer endast medlemmar med rösträtt kunna delta på det digitala årsmötet.

Fullmakt

Det går lika bra att rösta via fullmakt vid det här mötet som vid ett fysiskt möte. På hemsidan, under fliken Förening, finns en mall för fullmakt att skriva ut och använda. Fullmakten ger den röstande medlemmen två röster på samma svarsalternativ istället för en.

Kom ihåg att nära nog samtliga medlemmar kan följa det här mötet och rösta personligen, eftersom man inte behöver förflytta sig inom landet för att delta.

Valberedningens förslag 

Valberedningens förslag kommer att presenteras på hemsidan senast 2 veckor innan mötet.

Vill du nominera någon annan, som inte står på valberedningens förslag?  

Då behöver du logga in i eSessions, nominera, skriva en presentation av personen och motivera ditt förslag i mötesplattformen innan mötet. Det går att nominera personer fram tills omröstningen börjar men lägg gärna in den i god tid innan så att alla har möjlighet att läsa den. Det är viktigt att personen du nominerar till styrelseposten är tillfrågad och vet vad som förväntas av någon som sitter i styrelsen. Din regionalförening kan hjälpa dig även med detta. 

Motioner 

Motioner ska ha kommit in till styrelsen på info@shetlandsponny.se eller via post till styrelsens postmottagare Angelica Lauth, Lundstorp 509, 655 94 Karlstad, senast 60 dagar innan årsmötet. 

På hemsidan, under fliken Förening, finns en mall för hur du kan skriva din motion.

Att göra innan mötet:

  1. Anmälan till mötet sker via ett Google-formulär. Du ska bland annat ange e-postadress och det är viktigt att den blir korrekt, så skriv noggrant! Du hittar formuläret här: https://forms.gle/L9rhpQn8bZXSNBxD7. Anmäl dig senast den 15 april 2021 kl. 24:00!
    Det är viktigt att du anmäler dig i tid! Efter anmälningstidens utgång lämnas en förteckning över till eSessions, som administrerar inloggningsuppgifterna. Det är därför inte möjligt att anmäla sig senare.  Du som saknar tillgång till dator/surfplatta/mobil med internet, kontakta din regionalförening så får du den hjälp du behöver. Kontaktuppgifter till styrelsen i respektive regionalförening finns i tidningen Shetlandsponnyn samt på föreningens hemsida.
    Du får en kopia på din anmälan automatiskt när du anmält dig. Får du ingen kopia? Det kan bero på att du skrivit in din mejladress felaktigt. Kontakta oss på sss.arsmote@gmail.com så kollar vi vad som blivit fel.
  2. Har du fått en fullmakt att använda? Anmäl det tillsammans med din e-postadress i formuläret, se ovan. Eftersom fullmakt ska vara skriftligt utfärdad måste den även fotograferas eller skannas och mejlas till sss.arsmote@gmail.com. Det räcker alltså inte att bara skriva i din anmälan att du kommer ha en fullmakt från någon annan. Fullmakternas giltighet kan komma att kontrolleras i förväg.
  3. Några dagar före mötet kommer du få ett mejl från eSessions med information och inloggningsuppgifter till mötesplattformen. Hittar du inte ditt mejl, börja med att kolla din skräppostmapp! Finns det inte där heller, mejla till sss.arsmote@gmail.com.
    Testa gärna att logga in redan när du får uppgifterna, så du vet att tekniken fungerar!

Att göra vid tidpunkten för mötet:

  1. Logga in i både Zoom och eSessions med uppgifterna som skickats till dig i mejlet och följ mötet. Gå gärna in 30 minuter innan mötet börjar så att du ser i tid att allt fungerar.

Kort om digitalt möte via eSessions

Mötet hålls som en videokonferens via Zoom, som du bör installera på den enhet du kommer använda. Själva omröstningen hålls i ett separat system. Du når dem via två olika länkar, där du loggar in på båda ställena. eSessions rekommenderar att man har en enhet för videomötet (t.ex. en dator eller surfplatta) och en annan enhet för omröstningen, t.ex. mobiltelefon eller surfplatta. Det fungerar även att göra allt på samma enhet, om man förstår sig på tekniken.

Det är trevligt om du har en webkamera så att övriga deltagare kan se dig, men inget krav. Högtalare är nödvändigt för att höra vad som sägs på mötet och mikrofon behövs om du vill säga något.

Vi rekommenderar starkt att alla deltagare testar att logga in på båda systemen direkt när inloggningsmejlet från eSessions kommer, för att kolla att det fungerar. Logga även gärna in i god tid före årsmötet, för att hinna få hjälp om det krånglar. 

Dagordning för årsmöte

1. Mötets öppnande
2. Val av mötesordförande
3. Anmälan av styrelsens val av mötessekreterare
4. Val av två justeringspersoner, tillika rösträknare
5. Fastställande av röstlängd
6. Godkännande av mötets behöriga utlysande
7. Fastställande av dagordning
8. Föredragning av styrelsens verksamhetsberättelse
9. Föredragning av styrelsens räkenskaper
10. Föredragning av revisionsberättelsen
11. Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen
12. Fastställande av eventuella ersättningar
13. Val av styrelseordförande på ett år
14. Fastställande av antalet ledamöter och suppleanter
15. Val av ordinarie ledamöter
16. Val av suppleanter
17. Val av två revisorer jämte personliga suppleanter
18. Fastställande av antal ledamöter i valberedningen
19. Val av valberedning jämte suppleant
20. Fastställande av medlemsavgiften för nästkommande räkenskapsår
21. Frågor som av styrelsen hänskjutits till årsmötet
22. Motioner som stadgeenligt väckts av styrelsen, enskild medlem och/eller regionalförening
23. Mötets avslutande
24. Information från styrelsen och utdelning av utmärkelser

(Foto: Katarina Seijsing)